Wartungsverträge mit Lieferanten von Lagertechnik oder Lagerverwaltungssystemen können sich für viele Logistik-Betreiber zu einem großen Ärgernis und über die Jahre zu einem unerwarteten Kostentreiber entwickeln. Oft sind die Wartungsleistungen sehr kostspielig und die Auftraggeber verfügen gegenüber den Auftragnehmern kaum über Verhandlungsspielraum, da sie stark von ihnen abhängig sind. Doch wo liegen die größten Kostenfallen versteckt? Mit welchen Strategien können Logistik- Betreiber gute Konditionen verhandeln und ihre Situation allgemein verbessern?
Gesamtheitliche Bewertung der Investition von Anfang an
Zunächst ist es wichtig, Wartungskosten im Sinne der „Total cost of ownership“ in die gesamtheitliche Bewertung der Investition zu inkludieren. Wartungsverträge sollten daher immer Bestandteil der initialen Vergabeentscheidung und Vertragsverhandlung sein. Auf diese Weise können Unternehmen zumindest für die erste Periode des Wartungsvertrages auf dessen Kosten einwirken. Tatsache ist jedoch, dass spätestens nach Auslaufen der ersten Vertragsperiode deutlich erhöhte Wartungskosten auf das Betreiberunternehmen zukommen können, da Anschlussverträge üblicherweise gänzlich neu verhandelt werden.
Vertragsgestaltung: Unpassende Standardverträge können zur Kostenfalle werden
Eine besondere Aufmerksamkeit sollten Logistik-Betreiber der Gestaltung der Wartungsverträge zukommen lassen. Es ist keinesfalls sinnvoll, Standardverträge der Lieferanten ohne Prüfung zu übernehmen. Eine genaue Definition von
- vertraglicher Leistung,
- Art der Ausführung sowie
- Vergütung von sonstigen Leistungen (Vorbereitung, Fahrzeiten, Bereitstellung von Equipment und Ersatzteilen)
ist zwingend nötig, um das Risiko späterer Konflikte oder Kostenfallen zu reduzieren. Aufgrund der Besonderheiten im Projekteinkauf und der Komplexität von Logistikgewerken ist es empfehlenswert, die Verträge nicht nur von Einkauf und Rechtsabteilung, sondern auch auf inhaltlicher Ebene von Logistikexperten prüfen zu lassen. Solche Fachleute können zum Beispiel Hinweise darauf geben, dass
- relevante Leistungen fehlen,
- Aufwände, Kapazitäten und Fristen falsch kalkuliert wurden oder
- Zuständigkeiten nicht zweckmäßig abgegrenzt sind.
Inhouse-Kompetenzen aufbauen: Lohnenswert, aber immer schwieriger
Ein gängiges Mittel, um sich hinsichtlich Wartung und Support unabhängiger von Lieferanten zu machen, war und ist der Aufbau von Inhouse-Kompetenzen. Im Zuge von Digitalisierung und Automatisierung wird es jedoch immer schwieriger, diese Strategie umzusetzen. Programmierung, Steuerung und Technik werden stetig komplexer. Gleichzeitig gewähren Hersteller den Nutzern kaum noch Einsicht in die Funktionsweise ihrer Produkte. Im Falle von Lagerverwaltungssystemen sind Unternehmen in der Fehlerbeseitigung und Programmierung neuer Funktionen im Normalfall auf den Lieferanten angewiesen. Im Bereich Lagertechnik wird zwar die tägliche Wartung durch die Betreiber sichergestellt. Dennoch sind in der Regel hohe Honorare für periodische Überholungen durch den Lieferanten sowie die garantierte Hilfe im Fehlerfall fällig.
Weniger Hersteller-Abhängigkeit durch bewusste Lieferanten-Vielfalt
Eine weitere Möglichkeit für Unternehmen, um sich ein Stück weit unabhängiger von ihren Lieferanten zu machen, ist die gezielte Zusammenarbeit mit mehreren Anbietern. Betraut ein Auftraggeber ein einzelnes Unternehmen mit der kompletten Ausstattung seiner Logistik (Generalunternehmer), ist die Abhängigkeit von diesem maximal. Ein Wechsel des Lieferanten ist nur unter enormen Aufwänden möglich. Wurden jedoch beispielsweise unterschiedliche Lagertypen von verschiedenen Herstellern realisiert, können einzelne Anbieter im Extremfall gewechselt und insgesamt eine gewisse Wettbewerbssituation aufrechterhalten werden. Hinsichtlich der Lagerverwaltungssysteme ist eine solche Strategie nicht so einfach möglich, da die Software funktionell nicht aufgesplittet wird. In dieser Situation haben Käufer die Möglichkeit,
- das Verhalten und die Fairness des Lieferanten vor der Vergabe zu prüfen, z. B. in Form von Referenzbesichtigungen,
- Anbieter zu beauftragen, mit denen sie auf Augenhöhe liegen und für die sie ein wichtiger Kunde sind,
- vertragliche Regelungen über die Nutzung und eventuelle eigene Wartung der Software vor der Vergabe treffen.
Fazit: Der Handlungsspielraum ist begrenzt aber vorhanden
Die dargestellten Ansätze verdeutlichen, dass es für Logistiktreibende hinsichtlich der Wartung viele Ansätze gibt, die Situation positiv zu beeinflussen. Wichtig ist, dass sie frühzeitig tätig werden. Eine partielle Abhängigkeit von den Lieferanten lässt sich letztlich jedoch nicht vermeiden.