Beim Einkauf umfangreicher Logistik-Gewerke verschenken Unternehmen oft viel Geld durch unvorteilhafte Verträge. Da der Kauf eines Hochregallagers oder eines Lagerverwaltungssystems nicht zu ihrem Alltagsgeschäft gehört, verlassen sich die Firmen zur Regelung des Leistungsumfangs, des Projektablaufs und der vertraglichen Regularien häufig auf die Standardentwürfe der Lieferanten. Diese sind jedoch selten im Interesse der Auftraggeber gestaltet. Um das Gelingen des Projekts zu sichern und Geld zu sparen ist es ratsam, für jedes Gewerk individuelle und zum Projekt passende Vertragsbedingungen auszuhandeln.
Unterschiedliche Vertragstypen: Welcher ist der richtige?
In den meisten Fällen ist es sinnvoll, einen Werkvertrag anstelle der üblichen Lieferverträge, Dienstleistungsverträge oder Softwareüberlassungsverträge abzuschließen. Grund dafür ist, dass in diesen Vertragstypen Inbetriebnahme-Leistungen und wichtige Zusatz-Leistungen oftmals weder ausreichend Berücksichtigung finden noch angemessen budgetiert sind. Ein Werkvertrag hingegen umfasst sämtliche Lieferantenleistungen bis zum Go-live und regelt durch eine Festpreisvereinbarung die finanziellen Aufwände eindeutig.
Aufgabenverständnis und Leistungsumfang – Konsens im Kern herstellen
Der beidseitige Konsens über Aufgaben und Leistungen bildet den Kern eines guten Lieferanten-Vertrages. Um Unklarheiten und Missverständnissen vorzubeugen ist es daher essentiell, diese Inhalte in allen Einzelheiten festzuhalten. Wird ein Lieferant mittels einer Detailausschreibung ausgewählt, sind Aufgabenumfang und Leistungsumfang bereits präzise festgelegt. Bei funktionalen Ausschreibungen hingegen kommt es regelmäßig zu nachträglichen Diskussionen hinsichtlich des Lieferumfangs und der resultierenden Kosten. Für den Auftraggeber hat das im schlimmsten Fall Nachforderungen und Verzögerungen im Zeitplan zur Folge.
Termine: Wie lässt sich eine Projektverzögerung vermeiden?
Wenn Termine nicht eingehalten werden und Projekte in Verzug geraten, ist kurzfristige Abhilfe meist nicht mehr möglich. Vorausgesetzt der Auftraggeber ist seiner Beistellungspflicht nachgekommen, kann er rein rechtlich eine Vertragsstrafe ziehen. Allerdings beeinträchtigt dies die weitere Zusammenarbeit. Um Konfliktsituationen erst gar nicht entstehen zu lassen, sollte die Plausibilität von Terminplänen vor der Vertragsunterzeichnung detailliert geprüft und, falls nötig, angemessene zeitliche Puffer vorgesehen werden.
Nachforderungen: Wo versteckte Kosten am häufigsten vorkommen
Wichtige Ergänzungsleistungen wie Schulungen und Dokumentationen gehören leider immer noch nicht zu den Standardinhalten von Lieferantenverträgen. Diese nachträglich zu beauftragen verursacht schnell Nachforderungen. Einen noch größeren Posten macht jedoch die Betreuung in der Inbetriebnahme und den ersten Wochen des Echtbetriebs aus. Beides wird von den Kunden oft unterschätzt und von den Lieferanten knapp beziehungsweise gar nicht budgetiert.
Änderungen im laufenden Projekt – eine Kostenfalle
Erhebliche Kursänderungen in einem Projekt können im Vorfeld kaum berücksichtigt und abgesichert werden. Sie gehen in der Regel zulasten des Auftraggebers und seiner Finanzen. Daher sollte vorab sehr umsichtig und detailliert geplant werden, damit dieser Fall möglichst nicht eintritt.
Abnahme: Wie misst man Verfügbarkeit und Leistung?
Ein regelmäßiger Diskussionspunkt mit Logistik-Lieferanten ist die Abnahme des Werks. Die Frage, wann Leistung und Verfügbarkeit einer technischen Anlage oder einer Software gegeben sind, führt immer wieder zu Spannungen. Um Streit zu vermeiden, sollten das Abnahme-Vorgehen sowie die Kriterien zur Bewertung bereits im Vorfeld detailliert festgelegt werden.
Haftung: Das Risiko fair verteilen
Damit die Risiken eines Projektes nicht allein beim Auftraggeber liegen, sollte dieser den Lieferanten vertraglich mit in die Verantwortung nehmen. Dazu zählt, dass der Auftragnehmer eine Haftpflichtversicherung abschließt. Diese sollte sowohl einen selbstverschuldeten Lieferverzug des Lieferanten als auch einen Betriebsausfall des Auftraggebers abdecken.
Gute Zahlungsbedingungen als vertragliches Sicherheitsnetz
Grundsätzlich empfiehlt sich: Auftraggeber sollten Lieferanten erst nach erbrachter Leistung bezahlen, zum Beispiel nach dem Abschluss einzelner Projektphasen. Das ist jedoch – insbesondere zu Beginn eines Projekts – nicht immer möglich. Ein Mittel zur Absicherung ist zum Beispiel eine Vertragserfüllungsbürgschaft. Diese wird von der Bank des Auftragnehmers ausgestellt und schützt Vorabzahlungen sowie bei einer Insolvenz des Auftragnehmers. Häufig unterschätzen Unternehmen, dass sie auch über das Ende eines Projekts hinaus, nämlich während der Gewährleistungszeit, eine vertragliche Absicherung benötigen. Diese erhalten sie zum Beispiel durch eine letzte Teilzahlung, die erst nach Ablauf der Gewährleistung geleistet wird oder ebenfalls durch eine Gewährleistungsbürgschaft.
Fazit: Detaillierte Planung und präzise Verträge für erfolgreiche Projekte
Wie für die meisten juristischen Streitfälle gilt auch bei Logistik-Verträgen: Am besten ist, dass es gar nicht erst zum Konflikt kommt. Streitigkeiten mit einem Projektpartner gehen immer zu Lasten des Projektes und damit des Auftraggebers. Dem kann ein Unternehmen nur durch eine möglichst detaillierte Projektplanung im Vorfeld vorbeugen. Diese ermittelt alle wichtigen Einzelheiten des Vorhabens, welche dann in einem ausführlichen Vertrag festgehalten werden. Diese Vorgehensweise bietet insgesamt eine hohe Sicherheit dafür, dass ein Projekt erfolgreich verläuft.