WMS-Software: 11 typische Probleme bei der Einführung

Die Einführung einer WMS-Software (Warehouse Management System) bzw. LVS-Software (Lagerverwaltungssystem) stellt zahlreiche Unternehmen vor dieselben Fragen: Wer ist zuständig? Wie wählt man die richtige Software aus? Was ist bei der Vertragsgestaltung zu beachten? Wir haben 11 typische Probleme bei der WMS-Einführung sowie Tipps für deren Lösung für Sie zusammengestellt.

Eine IT-gestütze Lagerverwaltung gibt es in jedem Lager. Doch ein spezialisiertes, umfangreiches Lagerverwaltungssystem fehlt immer noch in vielen Unternehmen. Oft kommt diese Software erst zum Einsatz, wenn das Lager größere oder komplexere Aufgaben zu erfüllen hat. Zu den häufigsten Gründen ein LVS einzuführen zählen:

• E-Commerce: Um Online-Standards wie Echtzeitverbuchung, Multi-Channel-Logistik, Prioritätensteuerung, u.a. einzuhalten, ist eine passgenaue Prozesssteuerung nötig.
• Automatisierung: Logistik-Technik bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten. Um diese effektiv nutzen zu können, bedarf es aufeinander abgestimmter Steuerelemente sowie Planungsstrategien und Kontrollstrategien.
• Beleglose Abwicklung: Insbesondere bei hohem Personaleinsatz kommt die beleggeführte Abwicklung an ihre Grenzen. Für den Umstieg auf belegloses Arbeiten ist entsprechende Software und Hardware notwendig.

Ein WMS kann alles! Wirklich?

Eine WMS-Einführung ist ein komplexes Projekt, in dem es zu zahlreichen Schwierigkeiten kommen kann. Ein grundsätzlicher Irrtum sorgt dabei besonders für Probleme: Viele halten ein Warehouse Management System für ein Standard-Programm, das zu jeder Logistik passt. De facto gleicht die Software aber einem Rohling, der speziell an die individuellen logistischen Anforderungen angepasst wird. Elf weitere, typische Probleme einer WMS-Einführung werden im Folgenden beschrieben.

1. Zuständigkeit: Logistik oder IT?

Bereits die Zuständigkeit bei einer WMS-Einführung wirft oft Fragen auf: Zählt die Software zu den Aufgaben der IT? Oder ist die Logistik verantwortlich für das wichtigste Instrument zur Lagersteuerung? Da die Logistik das Programm letztlich nutzt, ist es empfehlenswert, sie auch federführend mit der Einführung zu beauftragen. Die IT als Herr der Installation und Experte für die Unternehmens-DV ist jedoch wichtigster Projektpartner. Am besten gelingt die Einführung eines Lagerverwaltungssystems daher, wenn beide kooperieren.

2. Ressourcen: Mehr Zeit, mehr Personal, weniger Investitionen

Eine große Schwierigkeit bei der WMS-Einführung stellen unzureichende Ressourcen dar. Häufig wird zu wenig Zeit für die gesamte Implementierung eingeplant. Mitarbeiter der betroffenen Abteilungen sind zu wenig oder nicht zeitgleich für inhaltliche Abstimmungen verfügbar. Zudem müssen sie oft Tagesgeschäft und Projektgeschäft gleichzeitig bewältigen, was insbesondere während der Inbetriebnahme eine erhebliche Belastung darstellt. Es ist jedoch notwendig, der Einführung eines Lagerverwaltungssystems über die komplette Projektlaufzeit höchste Aufmerksamkeit zu schenken. Denn eine bedachte Systemauswahl, umfassende Funktionsdiskussionen und detaillierte Tests schaffen letztlich eine hohe Funktionalitätsgarantie und sichern das Investitionsbudget ab. Leider kommt es immer wieder vor, dass überhastete LVS-Einführungen zu erheblichen Mehrkosten bis hin zu Totalausfällen der Systeme führen.

3. Funktionsumfang: Kaufe nie EIN WMS sondern immer DEIN WMS!

Bei einer Lagerverwaltungs-Software gibt es keine Standards, die hundertprozentig zu jeder Logistik passen. Gleichzeitig fordern Endkunden oft spezielle Verpackungen, besondere Liefervereinbarungen und andere individuelle Prozesse. Um sie zufrieden zu stellen und die Logistik effizient abzuwickeln, brauchen Unternehmen daher eine maßgeschneiderte Lagersteuerung. Deshalb sollte zunächst in einem detaillierten Lastenheft festgelegt werden, welche Funktionen die Lagersteuerung benötigt. Erst im Anschluss daran ist es sinnvoll, LVS-Anbieter anzusprechen. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine interne Standortbestimmung, die noch nicht vom Verkaufsinteresse der Hersteller beeinflusst ist.

4. Anbieter-Auswahl: Systematisch und ganzheitlich ist die Devise

Bei wenigen Logistik-Gewerken ist ein detaillierter Angebotsvergleich so notwendig wie bei Lagerverwaltungssystemen. Kaufentscheidungen sollten nicht von Einzelfunktionen oder modischen Schlagwörtern abhängen. Bei einem solchen Vorgehen stellt sich erfahrungsgemäß später heraus, dass wichtige Funktionen fehlen oder unzureichend integriert wurden. So kommt es oft zu Nachforderungen, die das Budget strapazieren und Konflikte in der Geschäftsbeziehung verursachen. Oberstes Ziel ist es stattdessen, die LVS-Software zu finden, die mit den wenigsten Veränderungen an die eigenen Logistikprozesse angepasst werden kann. Die am Markt verfügbaren Lagerverwaltungssysteme unterscheiden sich in zahlreichen Funktionen. Aus diesem Grund ist eine systematische Auswahl nach Leistungsumfang zwingend notwendig. Die Anpassungsleistungen sollten dabei einen wichtigen Bestandteil der Budgetplanung bilden.

5. Vertrag: Auftraggeberfreundlich oder auftragnehmerfreundlich?

Oft stehen in Vertragsverhandlungen kaufmännische Themen wie der Preis oder Zahlungsbedingungen im Vordergrund. Doch man sollte auch Verfügbarkeiten und Vollständigkeitsgarantien regeln. Dann sichert der Vertrag nicht nur die Lieferung, sondern auch die Funktionalität und damit die ganze Investition ab. Deshalb ist es ratsam, anstelle eines Herstellervertrages auf eigene Verträge zu vertrauen. Unterstützung in diesen Fragen sowie käuferorientierte Standardverträge bietet jede gute Logistikberatung.

6. Detailabstimmung: Es wird ernst

Man könnte meinen, in einer detaillierten Ausschreibung würden alle Fragen geklärt. Doch nach der Vergabe müssen Schnittstellen abgestimmt, Abläufe und Prozesse in die ausgewählte Software übertragen und viele andere Details geklärt werden. Nochmals ist besondere Aufmerksamkeit erforderlich: Wesentliche Inhalte des Leistungsumfangs werden final vereinbart. Erfahrungsgemäß fördern intensive Diskussionen an dieser Stelle oft letzte Aspekte zutage, die zuvor noch nicht berücksichtigt wurden. Wer sich hier nicht ausreichend Zeit nimmt, vergibt die Chance auf wichtige Korrekturen.

7. Hardware: Gut ist nur, was zu den Prozessen passt

Die Einführung einer Warehouse Management Software erfordert auch die Auswahl der richtigen Hardware. Datenfunkterminals, Drucker und andere Komponenten müssen zu den vereinbarten Prozessen und in das Gesamtkonzept der technischen Kommunikation passen. Braucht der mobile Drucker eine Peel-off-Funktion? Reicht die innenliegende Etikettenrolle für eine Schicht oder einen Tag? Und woher kommt der Strom?

8. Testen: Zu viel reicht gerade aus

Eine der wichtigsten Phasen in der LVS-Einführung ist die Testphase. Sie besteht aus vier Abschnitten: Lieferanten-Tests, Inhouse-Tests, Integrations-Tests und Einzelfunktions-Tests sowie dem Probebetrieb. Dauer und Aufwand dieser Projektphasen werden oft unterschätzt. Um Tests sinnvoll durchzuführen, müssen Testpläne erstellt, die Ergebnisse dokumentiert und ausgewertet werden. In der Praxis wird die Fehlerbehebung nach der ersten Testrunde oft nicht konsequent genug vorgenommen. Unzureichendes Test-Management in dieser Phase ist eine typische Ursache für spätere Probleme.