إن إدخال برنامج إدارة المستودعات (WMS ) في المستودع يطرح العديد من التساؤلات المتكررة من قبل الشركات وهي :
من هو المسؤول ؟ كيفية إختيار البرنامج المناسب ؟ مايجب أن يؤخذ بعين الإعتبار عند صياغة العقود المبرمة ؟ وغيرها .
لقد وضعنا 11 مشكلة نموذجية معروفة في برامج الإدارة للمستودعات وقدمنا النصائح لحلها.
إن إدارة مستودع محمي لتكنلوجيا المعلومات موجودة في كل مستودع ولكن , وجود نظام إداري للمستودعات متخصص وشامل لايزال غير موجود في الكثير من الشركات وكثيراً ماستخدم هذا البرنامج فقط عندما يكون له التأثير على القيام بالمهام الأكبر والأكثر تعقيداً. ومن بين الأسباب الأكثر شيوعاً في إدخال نظام إدارة المستودعات تشمل:
- التجارة الألكترونية : لتحديث معايير اون لاين كالوقت الحقيقي المستغرق , الخدمات اللوجستية المتعددة , ومراقبة
الأولوية من جملتها الألتزام هي إحدى عمليات المراقبة الظرورية . - الآلية : التقنية اللوجستية توفر الكثير من الإمكانيات لإستخدامها على نحو فعال , نحن بحاجة الى تنسيق المراقبة وكذلك إستراتيجية التخطيط وإستراتيجية التحكم .
- إكتمال التجهيز : وخصوصاً عند وجود القوى العاملة العالية الموجهة لمعالجة وتسوية الأمور ووضعها في إطارها الصحيح وللإنتقال الى العمل بدون ورق تكون البرمجيات والأجهزة ظرورية .
نظام إدارة المستودعات WMS يستطيع عمل كل شئ ! حقاً ؟
إن تقديم WMS هو مشروع معقد , حيث يمكن أن تكون هناك العديد من الصعوبات التي تواجه عملية التنفيذ .
هناك خطأ رئيسي يضمن خصوصاً بحل المشاكل : حيث يعتبر الكثيرون أن البرنامج المعياري العادي ل WMS يناسب كل الخدمات اللوجستية . ولكن في الواقع هو مطابق ولكن فارغ , هي معدة خصيصاً لمتطلبات لوجستية فردية . إحدى عشر من المشاكل النموذجية الأخرى تعيق عملية تقديم الWMS توصف كالتالي :
١) الإختصاص : هل هو لوجستيك أم تكنولوجيا معلومات ؟
عند استعداد الإختصاص تقديم WMS غالباً ماتثار عدة تساؤلات : هل تعد البرامجيات من مهام تكنولوجيا المعلومات ؟
أم اللوجستية هي المسؤولة عن أهم أداة لمراقبة المخزون ؟ إن برنامج الخدمات اللوجستية المستخدم في نهاية المطاف, ينصح به ومع ذلك يكون مسؤولاً عن الإرشاد . إن تكنولوجيا المعلومات هو سيد التركيب والخبير في شركات DV
ولكن أهم شركاء المشروع . وبفضل تحقيق ذلك بالتالي بتقديم WMS , إذا كان الطرفين متعاونين .
٢) الموارد : مزيد من الوقت , مزيد من العاملين , القليل من الإستثمار
هناك صعوبة كبيرة في تقديم الWMS تتمثل بعدم كفاية الموارد . في كثير من الأحيان يكون الوقت قليل جداً لجميع مامخطط التنفيذ له . موظفين الأقسام المعنيين يكونون قليلون جداً أو غير متاحين في نفس وقت التصويت الموضوعي .
بالإضافة الى ذلك , فإنهم غالباً مايضطرون الى القيام بالأعمال اليومية وأعمال المشروع في الوقت نفسه مما يشكل عبئاً كبيراً لاسيما أثناء التكليف . مع ذلك فإن من الظروري , إعطاء أقصى درجات الإهتمام تقديم WMS خلال مدة تنفيذ المشروع بأكمله . بعدها ينظر في اختيار نظام ,مناقشات مميزة وشاملة وإختبارات مفصلة في نهاية المطاف ستخلق ضمان لتشغيل عالي والحفاظ على ميزانية الإستثمار . للإسف فإنه غالباً مايحدث من وراء التسرع في مقدمات ال WMS يؤدي الى تكاليف إضافية كبيرة من جراء الفشل التام للأنظمة .
٣) التميز : إياك وشراء أحد ال WMS وإنما إشتري دائماً برنامجك الWMS الخاص بك !
عند شراء برامج إدارة المخازن , لاتوجد معايير تتناسب مئة بالمئة لكل الخدمات اللوجستية . في الوقت نفسه كثيراً مايطالب العملاء بتغليف معين , إتفاقات التسليم الخاصة , وغيرها من العمليات الأخرى. من أجل إرضائهم وللتعامل مع الخدمات اللوجستية بكفاءة بالتالي نحتاج الى إدارة مستودعات مخصصة . بالتالي ينبغي أن تكون هناك مواصفات تفصيلية منصوص عليها, أي من الوظائف التي تحتاج الى وحدة مراقبة المستودع .
٤) إختيار الموردين : المنهجية والشمول هو الشعار
عند القليل من من حرفيي اللوجستيك يكون تقييم ومقارنة العطاءات المفصل هو ضروري كما هو الحال في أنظمة إدارة المستودعات .حيث أنه لاينبغي أن تعتمد قرارات الشراء على المهام الفردية أو التعبيرات المألوفة الطنانة . في مثل هكذا نهج تثبت التجارب في وقت لاحق أن الوظائف الهامة مفقودة أو غير كافية الإندماج . وبهذا غالباً ماتكون هناك طلبات إضافية , تكون مرهقة للميزانية وتسبب الصراعات في العلاقات التجارية . والهدف النهائي كبديل هو العثور على برنامج WMS والذي يمكنه مع القليل من التغييرات في العمليات اللوجستية الخاصة به أحداث التعديل . وتتوفر في السوق أنظمة إدارة المستودعات التي تختلف بالكثير من المهام .لهذا السبب يكون إختيار نظامي منهجي لمدى القدرات أمر واجب وظروري . وبالتالي فإن قدرات التكيف يجب أن تشكل عاملاً هاماً من التخطيط للميزانية .
٥) العقد : الطلب الودي للعميل أو الطلب الودي للمقاول.
في كثير من الأحيان تكون عقود المفاوضات للمواضيع التجارية مثل السعر وشروط الدفع في المقدمة . نعم ولكن ينبغي أن يكون هناك أيضاً ضبط التواجد وإكتمال سلامة الضمانات .ثم إن التسليم فقط لايضمن العقد وإنما المهام وبالتالي الإستثمار كله لذلك ينصح بالثقة والإعتماد على عقودهم الخاصة بدلاً من عقود المنتج . إن الدعم في هذه المسائل وكذلك العقود القياسية الموجهة للمتسوقين توفر كل الإستشارات اللوجستية الجيدة .
٦) تفاصيل التصويت : ستكون بجدية .
قد يعتقد المرء أنه المناقصة المفصلة ستوضح جميع المسائل . نعم ولكن بعد وجوب ضبط الواجهات للمنح .مرة أخرى يجب إعطاء أولوية خاصة : سيكون الإتفاق النهائي على المحتوى الرئيسي لمدى القدرات . لقد أثبتت التجربة أن تعزيز المناقشات المكثفة في هذه المرحلة وغالباً الجوانب الأخيرة اليومية والتي لم يؤخذ بها بنظر الإعتبار سابقاً .من لايأخذ الوقت الكافي هنا , يخسر الفرص للإصلاحات المهمة في الوقت المناسب .
٧) الأجهزة : جيد فقط من هو مناسب للعمليات .
تطلب عملية إدخال برنامج إدارة المستودعات أيضا إختيار الأجهزة المناسبة . محطات التردد اللاسلكية , الطابعات وغيرها من المكونات الأخرى يجب أن تطابق العمليات المتفق عليها والإطار العام لتقنية الإتصالات .هل تحتاج الطابعة المحمولة الى وظيفة اغلاق الغطاء الخارجي ؟ أم يكفي لفة التسمية الداخلية لمناوبة واحدة أو يوم واحد؟ ومن أين يأتي الكهرباء ؟
٨) إختبار : أكثر من اللازم هو مايكفي .
مرحلة الإختبار هي واحدة من أهم المراحل في إدخال نظام إدارة المستودع . وهي تتألف من أربعة أقسام : إختبار الموردين , إختبار داخلي , إختبار الإندماج وإختبار التشغيل كما هو الحال في التشغيل التجريبي . الوقت والجهد لمراحل المشروع تكون غالباً أقل مما هي عليه في الواقع .لإجراء إختبارات ذات معنى يجب وضع خطط للإختبار , يجب توثيق وتقييم النتائج .
في الواقع العملي يكون إكتشاف الأخطاء بعد الجولة الأولى من الإختبار غالباً لاتؤخذ باستمرار بعين الأعتبار .
أن الإختبار الإداري الغير كافي في هذه المرحلة هو السبب في المشاكل اللاحقة .
لمحة من مراحل الإختبار وتبدأ بإختبار الموردين وتشمل هذه إختبار البرامج عبر المطورين والأفراد المكلفين للشركة المصنعة . تشكل ثاني مراحل الإختبار الإختبار الداخلي . في إطار هذه الإختبارات تتبعها فكرة العمليات الأساسية عند الموردين . في المرحلة الثالثة يتم إجراء إختبار الإندماج و إختبار المهام الفردية .وتشمل هذه السيطرة على نظام إدارة المستودع مع النظام المضيف وجميع الأنظمة الفرعية ( مثلاً , تقنية التخزين ) وكذلك المعاينة والموافقة على كل مهمة على حدى . التشغيل التجريبي هو المرحلة الرابعة والأخيرة . فيها يتم إختبار نظام إدارة المستودع وجميع الأنظمة المجاورة في ظل زيادة الحمولة وربما إجراء إختبار للأداء أيضاً .
٩) التدريب : برامج نظام إدارة المستودعات الذكية تحتاج الى المستخدم ذكي .
إن تدريب الموظفين في التعامل مع برنامج نظام إدارة المستودعات الجديد مايزال للأسف غير كاف الأداء من الناحية العملية .
حيث أن لديه العديد من المخاطر , ومنها على سبيل المثال :
⁃ يمكن أن يؤدي خطأ التشغيل الى إضطرابات كبيرة في سير العمل .هكذا يمنع النقص المعرفي في الجدولة في بعض الأحيان الإستعانة بكل المصادر خارجية .
⁃ تضيع إمكانية السيطرة إذا لم يتم إستخدام وظائف الإرسال والإستقبال لنظام إدارة المستودعات بشكل كامل .
⁃ خطأ في العمليات لم يتم تحديده لأنه غير معروف من قبل الموظفين لذا ستفقد الخدمات اللوجستية الإنتاجية .
مشكلة أخرى هي أن المحتوى التدريبي وايضا كبرنامج غالباً مايكون نفسه غير كافياً للتوثيق .
للموظفين الجدد ووجود أسئلة لاحقة لاتوجد في هذه الحالة أي معلومات كافية متاحة .
١٠) الوضع الواقعي للعمل : يجب أن تكون على مقربة الآن .
في الأيام الأولى من واقع العمل يتطلب بالضرورة الدعم من المنتج للبرامج .يجب على المشترين والبائعين في الأسابيع الأولى أن يخصصوا كل يوم وقتاً لتحديد الأخطاء الوثائقية المنهجية وتحليل الأخطاء وكذلك تحديد مواعيد لحل هذه المشاكل والقضاء عليها . يجب أن تكون هذه الرعاية جزءاً من تخطيط الميزانية .
١١) التحسين : لا ,, التوصيل والتشغيل ,, خلال WMS
إن تسجيل الوضع الحقيقي لايعني أن المستودع يمكن أن يوفر قدرة تلقائية كاملة . هذا غالباً مايحدث لبضعة أسابيع ربما
أشهر إذا طال الأمر .لأن من أجل إستغلال الإمكانيات الكاملة يجب أن تستمر عملية مراقبة المستودع وتحسينه .وهذا يشمل جميع المجالات المذكورة أعلاه , من صقل لخطوات العمل الفردية من تدريب الموظفين الى التدريب المنهجي الإضافي للمدراء التنفيذيين .وعلى سبيل المثال يومياً ,, ضبط المؤشرات ,, حيث تتلقى دعماً قيماً من قبل نظام تحكم محسوب .إن التحسين لايتم ذاتياً وإنما ينبغي إعتباره مرحلة منفصلة من مراحل المشروع .
النتائج
إن الخطر الأكبر في إدخال برنامج إدارة المستودعات يتمثل بالتقليل من حجم المشروع عما هو في الواقع .أن تقوم الشركة بحساباتها وأن تأخذ الوقت الكافي والموارد الأخرى بعين الإعتبار هو الأساس لنجاح تنفيذ المشروع .يتبعها فريق العمل ومعرفته ببرامج السوق والخبرة في إدارة المشروع لتنفيذ الWMS , يؤمن الإستثمار .