Die Auswahl des passenden Logistik-Lieferanten
Ob große Veränderungen in einer Logistik erfolgreich verlaufen, hängt maßgeblich von den Lieferanten ab. Sei es der Einkauf eines automatischen Hochregallagers, die Einführung eines Lagerverwaltungssystems (LVS) oder der Neubau eines Logistikzentrums – immer stehen hohe Investitionen und oft auch die Funktionalität der ganzen Logistik auf dem Spiel. Deshalb ist es wichtig, die passenden Projektpartner auszuwählen und das Gelingen des Vorhabens vertraglich abzusichern.
Detailausschreibung – maximale Funktionalität und Vergleichbarkeit
Die beste Methode zur Auswahl von Logistik-Lieferanten ist die Detailausschreibung. Bei dieser Vorgehensweise wird im ersten Schritt ein Konzept zur Lösung des jeweiligen Problems entwickelt und anschließend in einer Detailplanung weiter spezifiziert. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel ein unabhängiger Fachplaner. Er verwendet die am Markt verfügbaren Systemelemente als Planungsgrundlage, legt sich jedoch noch nicht auf einen Hersteller fest. Im zweiten Schritt erfolgt die Ausschreibung. Anhand der detaillierten Angebotsvorgaben kann in einem Preis-Leistungs-Vergleich nun der beste Lieferant ermittelt werden.
Funktionalität – Detailausschreibung klar im Vorteil
Bei einer Detailausschreibung wird der Auftrag erst vergeben, nachdem die Lösung bis auf Stücklisten-Niveau spezifiziert wurde. So können verschiedene Optionen gründlich geprüft und ein interner Konsens ermittelt werden, bevor Investitionen fließen. Zudem sind zentrale Größen wie
- Leistung,
- Personalbedarf,
- Investitionen und laufende Kosten
frühzeitig bekannt. Dieses Vorgehen reduziert das Risiko von fehlenden Funktionen und Überdimensionierung.
Detailausschreibung fördert echten Preis-Leistungs-Wettbewerb
Um einen fachlich kompetenten, preislich angemessenen und zeitlich verfügbaren Lieferanten zu finden, sollte ein breites Bieterfeld angesprochen werden. Da die Lieferanten keinen nennenswerten Planungsaufwand haben, entfallen Kosten für die Angebotserstellung. Anhand der detaillierten Leistungsbeschreibungen können das Preis-Leistungs-Verhältnis der Angebote fundiert ermittelt und erste Preisverhandlungen geführt werden. Dieses Vorgehen verschafft dem Auftraggeber eine komfortable Verhandlungsposition und ermöglicht substantielle Einsparungen.
Projektmanagement – Der Schlüssel zum Projekterfolg
Neben Preis und Leistung trägt eine gute Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Lieferant wesentlich zum Erfolg eines Projektes bei. Dementsprechend sollte in die Beurteilung der Bieter auch einfließen, wie sich der Kontakt während der Akquise und Ausschreibungsphase gestaltet hat, inwieweit die Arbeitsweisen der beiden Unternehmen zueinander passen und ob eine gemeinsame Projektarbeit auf Augenhöhe möglich erscheint.
Informationen zu weiteren wichtigen Aspekten der Zusammenarbeit, nämlich
- ob ein Lieferant während eines laufenden Projektes häufiger den Projektleiter wechselt,
- inwieweit vereinbarte Termine eingehalten werden und
- ob das vorgesehene Budget nicht überschritten wird,
sind gut durch die systematische Prüfung von Referenzen zu ermitteln.
Referenzbesichtigungen – Der Praxis-Check
Je komplexer die angefragte Leistung ist, desto mehr zählt die Erfahrung eines Lieferanten mit der Durchführung solcher Projekte. Um einen Eindruck von Arbeitsweise, Resultaten und Kundenzufriedenheit zu erhalten, lohnt sich die Besichtigung von vergleichbaren Referenzprojekten der besten Bieter. Insbesondere bei umfangreichen IT-Systemen oder technischen Anlagen können vor Ort Details erläutert und Zusammenhänge veranschaulicht werden.
Vertragsverhandlungen – Große Unterschiede bei Haftung, Gewährleistung & Co.
Spätestens nach der Besichtigung von Referenzprojekten besteht in der Regel Klarheit darüber, welche Bieter zu den Favoriten zählen. Nun ist es sinnvoll, Vertragsverhandlungen und zweite Preisverhandlungen mit den zwei bis drei Top-Kandidaten aufzunehmen. Nicht selten offenbaren sich hier noch signifikante Unterschiede, zum Beispiel hinsichtlich Haftung oder Gewährleistung. Nach Abschluss dieses Ausschreibungsverfahrens steht der Lieferant fest, dessen Leistungen und Vertragsbedingungen am besten zum Projekt passen.
