7 Punkte, die unbedingt berücksichtigt werden sollten
Egal ob es sich um den Neubau eines Logistikzentrums oder die komplexe Erweiterung bestehender Systeme handelt – die Inbetriebnahme ist häufig die entscheidende und letzte Phase eines umfangreichen Projektes. Damit diese Phase termin- und budgetgerecht verläuft, gibt es einige Punkte, die beachtet werden sollten.
1. Big Bang oder sukzessive Inbetriebnahme?
Die Entscheidung darüber, wie viel Zeit für die Inbetriebnahme eingeplant werden kann, muss bereits frühzeitig im Rahmen der Realisierung getroffen werden. Da die Inbetriebnahme viele Ressourcen bindet, ist es wirtschaftlich häufig sinnvoll, den Zeitraum möglichst kurz zu gestalten. Manchmal wird dies auch durch die äußeren Umstände vorgegeben, wie z.B. auslaufende Mietverträge. Dieses sogenannte Big-Bang-Szenario ist jedoch eine vergleichsweise risikobehaftete Vorgehensweise. Vor allem, wenn damit die Einführung neuer IT- oder Automatiksysteme einhergeht.
Bei einer sukzessiven Inbetriebnahme wird dies vermieden, indem in jedem Schritt nur definierte Artikel, Sortimente oder auch nur bestimmte Kunden, in beherrschbarem funktionalen oder dynamischen Umfang, in das neue System umgezogen werden. Sollte dabei etwas schief gehen, sind von kurzfristigen Lieferausfällen jeweils auch nur eine begrenzte Anzahl von Artikeln oder Kunden betroffen. Dem wirtschaftlichen Aspekt steht also eine qualitativ gute Abwicklung mit Sicherstellung der kontinuierlichen Lieferfähigkeit entgegen.
2. Erst starten, wenn alle Systeme bereit sind
In der Inbetriebnahme werden oft zahlreiche Systeme über Schnittstellen zusammengeführt – ERP-Systeme, Tourenplanung und Lagerverwaltungssystem – aber auch untergeordnete Systeme, wie Materialflussrechner oder SPS.
Wichtig ist, dass vorab mit einer umfangreichen und aussagekräftigen Werksabnahme der Reifegrad der beteiligten Systeme (Technik und IT) sichergestellt wird. So kann erreicht werden, dass ver- und behindernde Punkte vor den ersten gemeinsamen Inbetriebnahme-Tests korrigiert werden können. Dies reduziert Warte- und Stillstandzeiten auf der Baustelle und sorgt so für einen effizienten Ressourceneinsatz bei allen Beteiligten.
3. Koordination und Dokumentation zentralisieren
Die Inbetriebnahme ist immer eine Kombination aller Projektbeteiligten, wie z.B. Lieferanten von Software- und Fördertechnik und deren Unterlieferanten sowie möglicher baulicher Gewerke. Mit jedem dieser Projektpartner müssen Konzepte und Schnittstellen abgestimmt werden. Daher ist es sinnvoll, einen Projektleiter zu bestimmen, der alles koordiniert und die Fäden zusammenführt. Dieser sollte dafür zuständig sein, alle Beteiligten regelmäßig über die relevanten Vorgänge zu informieren, Abstimmungsroutinen einzuführen und diese zu protokollieren und nachzuhalten.
Es ist außerdem ratsam, eine zentrale Offene-Punkte-Liste zu führen. Die einzelnen Punkte auf dieser Liste sollten nach Dringlichkeit priorisiert werden, um eine zielgerichtete Aufarbeitung zu ermöglichen.
4. Zeit, Personal und Ressourcen mit Bedacht planen
Es ist naheliegend, für die Inbetriebnahme einen Zeitraum mit eher geringer Auslastung zu wählen. Für viele Unternehmen sind das beispielsweise die Ferienzeiten. Eine Inbetriebnahme erfordert jedoch in der Regel einen erhöhten Personaleinsatz, oft auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten. In den Ferien kann es da schnell zu Engpässen kommen. Hier gilt es, den richtigen Mittelweg zwischen Auslastung und Personalverfügbarkeit zu finden. Ist es zwingend notwendig, auf einen Zeitraum auszuweichen, zu dem erfahrungsgemäß wenige Mitarbeiter verfügbar sind, sollten individuelle Vorkehrungen getroffen werden, wie z.B. das rechtzeitige Anlernen von Aushilfen.
Ein weiterer wichtiger Punkt in der Ressourcenplanung ist die Verfügbarkeit des Lieferanten. Die Anlage wurde installiert, die Schulung und Unterweisung der Mitarbeiter liegt bereits einige Zeit zurück. Während des Go-live treten nun auf einmal Probleme auf. Beim Lieferanten ist aber kurzfristig kein Spezialist verfügbar, um hier Unterstützung zu leisten – ein absolutes Worst-Case-Szenario, das in der Realität leider durchaus vorkommt. Um diesen Fall zu vermeiden, sollte die Vor-Ort-Präsenz des Lieferanten, gerade bei der Inbetriebnahme von komplexen Anlagen oder IT-Systemen, im Vorhinein geprüft und im Idealfall sogar vertraglich geregelt werden.
5. Change Management ernst nehmen
Motivation und Engagement der Mitarbeiter sinken bei mangelnder Einbindung in den Veränderungsprozess. Der erfolgreiche Betrieb neuer Systeme ist aber zum großen Teil von ihrer Mitarbeit abhängig. Daher sollten die Mitarbeiter frühzeitig über die Veränderungen und besonders auch die Vorteile, wie Verbesserungen der Ergonomie, effizientere Prozesse oder verringerte Laufwege, informiert werden. Außerdem sollten sie ausreichend geschult sein und das Lager und die Systeme nicht erst während der Inbetriebnahme kennenlernen.
6. Testen, testen, testen – mit Echtwarenund und digitalen Hilfsmitteln
Dauer und Aufwand der Testphase werden häufig unterschätzt. Neben dem ausgiebigen und praxisbezogenen Test aller Systeme, Anlagen und Prozesse – möglichst auch mit echter Ware – ist es wichtig, die Ergebnisse ausreichend zu dokumentieren und die Fehlerbehebung konsequent zu verfolgen. Daher sollte gerade hierfür ausreichend Zeit eingeplant werden. Am Ende der Testphase sollte es keine kritischen offenen Punkte mehr geben. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auch auf den eingesetzten Softwareprodukten und deren Verhalten in dynamischen Situationen liegen. Fehler und Mängel sind hier oft nur durch detaillierte Tests aufzudecken. Dazu können digitale Hilfsmittel wie Simulationen der Logistikabwicklung eingesetzt werden. Mit ihrer Hilfe kann beobachtet werden, welche Auswirkungen unterschiedliche alltägliche Situationen auf den Betrieb der Anlage haben. Ein weiterer Bestandteil der Testphase ist eine gemeinsame Identifikation möglicher Risiken und der daraus resultierenden Notfall-Strategien. Dabei wird geplant, was unternommen werden kann, wenn es zu Ausfällen oder einem Datenversatz der Technik und der Software kommen sollte. Diese Notfall-Strategien müssen ausreichend besprochen und ebenfalls getestet werden.
7. Kunden und Lieferanten informieren
Verzögerungen, Lieferengpässe oder Nicht-Erreichbarkeit? All das ist nicht optimal, kann aber während der Inbetriebnahme mit hoher Arbeitslast durchaus vorkommen. Wenn die Kunden und Lieferanten bereits im Vorfeld über die anstehenden internen Veränderungen informiert worden sind, minimiert dies Irritationen oder Unstimmigkeiten. Um unnötigen Ärger proaktiv zu vermeiden, können bspw. Kundenaufträge oder große Wareneingangsmengen vorgezogen werden, um so die Auftragslast in den ersten Tagen und Wochen zu reduzieren.
Fazit
Eine umfassende Planung und umsichtige Koordination aller beteiligten Projektpartner und Mitarbeiter bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Inbetriebnahme. Werden genug Zeit und Ressourcen eingesetzt und ausreichend Zeit in eine intensive Testphase investiert, können Risiken minimiert und Lieferengpässe vermieden werden.
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