11 типичных проблем при внедрении WMS

Несмотря на то, что практически на каждом складе управление осуществляется на базе ИТ-технологий, тем не менее качественных специализированных WMS-систем по-прежнему не хватает во многих компаниях. Зачастую их используют только тогда, когда на складе приходится выполнять более сложные задачи. Самыми распространенными причинами внедрения WMS являются:

• Электронная коммерция: чтобы соответствовать требованиям онлайн-стандартов, таких как резервирование в режиме реального времени, многоканальная логистика, управление приоритетами и прочее, необходимо точное управление процессами.
• Автоматизация: складское оборудование предлагает множество возможностей. Однако, чтобы эффективно использовать их, необходимы скоординированные элементы управления, а также стратегии планирования и контроля.
• Безбумажная обработка процессов: особенно при высоком штате персонала

документооборот достигает своих пределов. Для перехода на безбумажные технологии требуется соответствующее программное и аппаратное обеспечение.

WMS может все! В самом деле?

Внедрение WMS представляет собой сложный проект, в котором могут возникнуть многие трудности. При этом одно из основных заблуждений доставляет особенно много проблем: многие считают, что WMS является стандартной программой, которая подходит для любой логистики. Однако де-факто программное обеспечение похоже на заготовку, специально адаптированную под индивидуальные логистические потребности. Ниже описаны 11 типичных проблем внедрения WMS.

1. Ответственность: Логисты или ИТ-разработчики?

Кто же в большей степени должен нести ответственность за процесс внедрения WMS: специалисты по логистике или программисты? С одной стороны, поскольку логисты в конечном счете пользуются программой, то было бы целесообразно им поручить управление процессом ввода WMS в эксплуатацию. С другой стороны, программисты, как эксперты в ИТ-процессах предприятия и главенствующее звено внедрения, являются всё же ключевым партнёром проекта. Поэтому лучший способ внедрения WMS, когда и те и другие сотрудничают друг с другом.

2. Ресурсы: больше времени, больше персонала, меньше инвестиций

Основной трудностью при внедрении WMS является нехватка ресурсов. Зачастую для реализации планируется слишком мало времени. Сотрудники соответствующих отделов не успевают вовремя согласовывать вопросы по содержанию. Кроме того, им часто приходится совмещать работу над проектом со своими повседневными обязанностями, что представляет собой значительную нагрузку особенно в период ввода в эксплуатацию. Тем не менее, необходимо уделять самое пристальное внимание внедрению WMS на протяжении всей продолжительности проекта. Поскольку обдуманный выбор системы, полноценное обсуждение функционала и детализированные тесты в конечном итоге обеспечивают высокую гарантию функциональности и бюджета инвестиций. К сожалению, снова и снова происходят случаи, когда поспешные запуски системы управления складом приводят к появлению значительных дополнительных расходов вплоть до полных сбоев системы.

3. Функционал: никогда не покупайте ПРОСТО WMS, но всегда только ВАШУ WMS!

В программе управления складом нет стандартов, которые на 100% подходят любой логистике. Кроме того конечные клиенты часто требуют специальную упаковку, специальные соглашения о поставках и другие индивидуальные процессы. Чтобы удовлетворить их потребности и эффективно управлять логистикой, компании нуждаются в специализированном управлении складом. Поэтому прежде всего в детализированном техническом задании следует указать, какие функции должна выполнять WMS-система. Только после этого имеет смысл обращаться к компании-разработчику WMS. Такой подход позволяет принять решение, основанное не на впечатлении от презентаций компаний-интеграторов, направленных на продажу стандартного пакета услуг, а на тех факторах, которые необходимы именно Вашей компании с учётом особенностей Вашей логистики.

4. Выбор компании-интегратора: систематичность и целостность – вот Ваш девиз!

Существует лишь немного областей в логистике, в которых детальное сравнение коммерческих предложений настолько важно, как при выборе WMS-системы. Решения о покупке не должны зависеть от отдельных функций или модных слоганов. Опыт показывает, что при таком подходе позже оказывается, что действительно важные функции отсутствуют или недостаточно интегрированы. Впоследствии часто это приводит к требованиям доплаты, превосходящей бюджет, и является причиной конфликтов в деловых отношениях. Вместо этого главной целью является найти такую WMS-систему, которую можно будет адаптировать к собственным логистическим процессам с минимальными изменениями. Системы управления складом, доступные на рынке, отличаются многочисленными функциями. По этой причине абсолютно необходим систематичный выбор на основе объёма предоставляемых услуг. При этом услуги по адаптации системы являются неотъемлемой частью планирования бюджета.

5. Договор: на стороне клиента или подрядчика?

Переговоры о заключении договоров часто сосредоточены на коммерческих вопросах, таких как цена или условия оплаты. Но нужно также регулировать доступность и гарантии полного пакета услуг. Тогда контракт не только будет гарантировать доставку, но и функциональность и, следовательно, уровень инвестиций. Поэтому целесообразно полагаться на ваши собственные договора, а не на договор производителя. Каждый хороший консультант по логистике предлагает поддержку в этих вопросах, а также стандартные контракты, учитывающие интересы покупателей.

6. Обсуждение детализации: это серьёзный процесс!

Можно было бы подумать, что детализированный тендер прояснит все вопросы. Однако после передачи подряда компании-интегратору необходимо скоординировать все связующие звенья, настроить складские процессы в программе и прояснить многие другие детали, что опять требует особого внимания, ведь на этой стадии проходит окончательное обсуждение основного содержания объёма предоставляемых услуг. Опыт показывает, что в интенсивных дискуссиях на этом этапе часто выявляются такие аспекты, которые ранее не принимались во внимание. Если вы не уделяете этому этапу достаточно времени, вы потеряете возможность важных корректировок.

7. Аппаратное обеспечение: хорошо только то, что подходит для Ваших процессов

Внедрение системы управления складом также требует выбора подходящего оборудования. Терминалы радиопередачи данных, принтеры и другие компоненты должны соответствовать согласованным процессам и общей концепции коммуникационных технологий. Требуется ли мобильному принтеру Pill-of-функция? Достаточно ли рулона внутренней этикетки на одну смену или на один день? И откуда подходит электричество?

8. Тестирование: слишком много не бывает

Одним из наиболее важных этапов внедрения WMS является фаза тестирования. Она состоит из четырех разделов: тестирование компанией-интегратором, внутреннее тестирование, тестирование отдельных функций и интеграции и пробный запуск в эксплуатацию. Продолжительность и трудозатраты этих этапов проекта часто недооцениваются. Для того, чтобы провести тесты с пользой, должны быть созданы планы испытаний, результаты документированы и проанализированы. На практике устранение ошибок часто не выполняется достаточно последовательно. Неадекватное управление тестированием на данном этапе является типичной причиной проблем в будущем.

9. Обучение: интеллектуальное управление требует интеллектуальных пользователей

К сожалению, обучение сотрудников работе с новой WMS-системой на практике по-прежнему проводится недостаточным образом. Это влечет за собой различные опасности. Например:

• Ошибки в обслуживании могут привести к значительным нарушениям в производственном процессе. Например, нехватка знаний в управлении приоритетами иногда блокирует весь процесс перемещения продукции.
• Если функции WMS не используются в полной мере, то потенциал управления простаивает впустую.
• Ошибки в процессе могут быть вовсе не обнаружены, если сотрудникам не известны предполагаемые процессы. Логистика теряет свою производительность.

Другая проблема заключается в том, что как учебное пособие, так и само программное обеспечение часто недостаточно документированы. Для новых сотрудников или возникающих впоследствии вопросов в этом случае не имеется адекватной информации.

10. Запуск системы в реальном режиме: постоянный контроль неизбежен

В первые дни работы в режиме реального времени важно иметь поддержку производителя программного обеспечения. Покупатели и продавцы также должны в первые недели ежедневно планировать время для систематической документации и анализа ошибок, а также согласования сроков их устранения. Эта работа должна быть частью планирования бюджета.

11. Корректировка: в WMS нет кнопки «Plug & Play» — «подключи и играй»

Ввод системы в эксплуатацию ещё не означает, что склад сразу сможет работать на полную мощность. В основном это происходит лишь несколько недель или месяцев спустя. Для того, чтобы научиться использовать весь потенциал, необходимо постоянно контролировать и оптимизировать работу склада. Это включает в себя все упомянутые выше области, начиная с шлифовки отдельных этапов работы до обучения сотрудников и дальнейшего повышения квалификации менеджеров. Например, ежедневное «управление на основе показателей» может получить ценную поддержку благодаря целенаправленной системе контроллинга. Процесс корректировки следует рассматривать как самостоятельный этап проекта.

Вывод

Самая большая опасность при внедрении системы управления складом – это недооценить проект. Однако, если компания планирует достаточно времени и других ресурсов, то основа для успешной реализации уже заложена. Если проектная группа к тому же обладает знаниями рынка программного обеспечения и опытом в управлении проектами внедрения WMS, то гарантия Ваших инвестиции обеспечена.