LVS-Einführung Fehlermeldung WMS Software

Die Einführung einer WMS-Software (Warehouse Management System) bzw. LVS-Software (Lagerverwaltungssystem) stellt zahlreiche Unternehmen vor dieselben Fragen: Wer ist zuständig? Wie wählt man die richtige Software aus? Was ist bei der Vertragsgestaltung zu beachten? Wir haben 11 typische Probleme bei der WMS-Einführung sowie Tipps für deren Lösung für Sie zusammengestellt.

Eine IT-gestütze Lagerverwaltung gibt es in jedem Lager. Doch ein spezialisiertes, umfangreiches Lagerverwaltungssystem fehlt immer noch in vielen Unternehmen. Oft kommt diese Software erst zum Einsatz, wenn das Lager größere oder komplexere Aufgaben zu erfüllen hat. Zu den häufigsten Gründen ein LVS einzuführen zählen:

  • E-Commerce: Um Online-Standards wie Echtzeitverbuchung, Multi-Channel-Logistik, Prioritätensteuerung, u.a. einzuhalten, ist eine passgenaue Prozesssteuerung nötig.
  • Automatisierung: Logistik-Technik bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten. Um diese effektiv nutzen zu können, bedarf es aufeinander abgestimmter Steuerelemente sowie Planungsstrategien und Kontrollstrategien.
  • Beleglose Abwicklung: Insbesondere bei hohem Personaleinsatz kommt die beleggeführte Abwicklung an ihre Grenzen. Für den Umstieg auf belegloses Arbeiten ist entsprechende Software und Hardware notwendig.

Ein WMS kann alles! Wirklich?

Eine WMS-Einführung ist ein komplexes Projekt, in dem es zu zahlreichen Schwierigkeiten kommen kann. Ein grundsätzlicher Irrtum sorgt dabei besonders für Probleme: Viele halten ein Warehouse Management System für ein Standard-Programm, das zu jeder Logistik passt. De facto gleicht die Software aber einem Rohling, der speziell an die individuellen logistischen Anforderungen angepasst wird. Elf weitere, typische Probleme einer WMS-Einführung werden im Folgenden beschrieben.

1. Zuständigkeit: Logistik oder IT?

Bereits die Zuständigkeit bei einer WMS-Einführung wirft oft Fragen auf: Zählt die Software zu den Aufgaben der IT? Oder ist die Logistik verantwortlich für das wichtigste Instrument zur Lagersteuerung? Da die Logistik das Programm letztlich nutzt, ist es empfehlenswert, sie auch federführend mit der Einführung zu beauftragen. Die IT als Herr der Installation und Experte für die Unternehmens-DV ist jedoch wichtigster Projektpartner. Am besten gelingt die Einführung eines Lagerverwaltungssystems daher, wenn beide kooperieren.

2. Ressourcen: Mehr Zeit, mehr Personal, weniger Investitionen

Eine große Schwierigkeit bei der WMS-Einführung stellen unzureichende Ressourcen dar. Häufig wird zu wenig Zeit für die gesamte Implementierung eingeplant. Mitarbeiter der betroffenen Abteilungen sind zu wenig oder nicht zeitgleich für inhaltliche Abstimmungen verfügbar. Zudem müssen sie oft Tagesgeschäft und Projektgeschäft gleichzeitig bewältigen, was insbesondere während der Inbetriebnahme eine erhebliche Belastung darstellt. Es ist jedoch notwendig, der Einführung eines Lagerverwaltungssystems über die komplette Projektlaufzeit höchste Aufmerksamkeit zu schenken. Denn eine bedachte Systemauswahl, umfassende Funktionsdiskussionen und detaillierte Tests schaffen letztlich eine hohe Funktionalitätsgarantie und sichern das Investitionsbudget ab. Leider kommt es immer wieder vor, dass überhastete LVS-Einführungen zu erheblichen Mehrkosten bis hin zu Totalausfällen der Systeme führen.

Besprechung zur LVS-Einführung / Einführung von WMS Software

3. Funktionsumfang: Kaufe nie EIN WMS sondern immer DEIN WMS!

Bei einer Lagerverwaltungs-Software gibt es keine Standards, die hundertprozentig zu jeder Logistik passen. Gleichzeitig fordern Endkunden oft spezielle Verpackungen, besondere Liefervereinbarungen und andere individuelle Prozesse. Um sie zufrieden zu stellen und die Logistik effizient abzuwickeln, brauchen Unternehmen daher eine maßgeschneiderte Lagersteuerung. Deshalb sollte zunächst in einem detaillierten Lastenheft festgelegt werden, welche Funktionen die Lagersteuerung benötigt. Erst im Anschluss daran ist es sinnvoll, LVS-Anbieter anzusprechen. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine interne Standortbestimmung, die noch nicht vom Verkaufsinteresse der Hersteller beeinflusst ist.

4. Anbieter-Auswahl: Systematisch und ganzheitlich ist die Devise

Bei wenigen Logistik-Gewerken ist ein detaillierter Angebotsvergleich so notwendig wie bei Lagerverwaltungssystemen. Kaufentscheidungen sollten nicht von Einzelfunktionen oder modischen Schlagwörtern abhängen. Bei einem solchen Vorgehen stellt sich erfahrungsgemäß später heraus, dass wichtige Funktionen fehlen oder unzureichend integriert wurden. So kommt es oft zu Nachforderungen, die das Budget strapazieren und Konflikte in der Geschäftsbeziehung verursachen. Oberstes Ziel ist es stattdessen, die LVS-Software zu finden, die mit den wenigsten Veränderungen an die eigenen Logistikprozesse angepasst werden kann. Die am Markt verfügbaren Lagerverwaltungssysteme unterscheiden sich in zahlreichen Funktionen. Aus diesem Grund ist eine systematische Auswahl nach Leistungsumfang zwingend notwendig. Die Anpassungsleistungen sollten dabei einen wichtigen Bestandteil der Budgetplanung bilden.

5. Vertrag: Auftraggeberfreundlich oder auftragnehmerfreundlich?

Oft stehen in Vertragsverhandlungen kaufmännische Themen wie der Preis oder Zahlungsbedingungen im Vordergrund. Doch man sollte auch Verfügbarkeiten und Vollständigkeitsgarantien regeln. Dann sichert der Vertrag nicht nur die Lieferung, sondern auch die Funktionalität und damit die ganze Investition ab. Deshalb ist es ratsam, anstelle eines Herstellervertrages auf eigene Verträge zu vertrauen. Unterstützung in diesen Fragen sowie käuferorientierte Standardverträge bietet jede gute Logistikberatung.

6. Detailabstimmung: Es wird ernst

Man könnte meinen, in einer detaillierten Ausschreibung würden alle Fragen geklärt. Doch nach der Vergabe müssen Schnittstellen abgestimmt, Abläufe und Prozesse in die ausgewählte Software übertragen und viele andere Details geklärt werden. Nochmals ist besondere Aufmerksamkeit erforderlich: Wesentliche Inhalte des Leistungsumfangs werden final vereinbart. Erfahrungsgemäß fördern intensive Diskussionen an dieser Stelle oft letzte Aspekte zutage, die zuvor noch nicht berücksichtigt wurden. Wer sich hier nicht ausreichend Zeit nimmt, vergibt die Chance auf wichtige Korrekturen.

7. Hardware: Gut ist nur, was zu den Prozessen passt

Die Einführung einer Warehouse Management Software erfordert auch die Auswahl der richtigen Hardware. Datenfunkterminals, Drucker und andere Komponenten müssen zu den vereinbarten Prozessen und in das Gesamtkonzept der technischen Kommunikation passen. Braucht der mobile Drucker eine Peel-off-Funktion? Reicht die innenliegende Etikettenrolle für eine Schicht oder einen Tag? Und woher kommt der Strom?

8. Testen: Zu viel reicht gerade aus

Eine der wichtigsten Phasen in der LVS-Einführung ist die Testphase. Sie besteht aus vier Abschnitten: Lieferanten-Tests, Inhouse-Tests, Integrations-Tests und Einzelfunktions-Tests sowie dem Probebetrieb. Dauer und Aufwand dieser Projektphasen werden oft unterschätzt. Um Tests sinnvoll durchzuführen, müssen Testpläne erstellt, die Ergebnisse dokumentiert und ausgewertet werden. In der Praxis wird die Fehlerbehebung nach der ersten Testrunde oft nicht konsequent genug vorgenommen. Unzureichendes Test-Management in dieser Phase ist eine typische Ursache für spätere Probleme.

LVS-Einführung: Lieferanten-Tests, Inhouse-Tests, Integrationstests und Einzelfunktionstests, Probebetrieb

Testphasen im Überblick
Den Anfang bilden Lieferanten-Tests. Diese umfassen eine Prüfung der Software durch die Entwickler und das Inbetriebnahme-Personal des Herstellers. Die zweite Testphase bilden Inhouse-Tests. Im Rahmen dieser Tests erfolgt eine Vorstellung der Kernprozesse beim Lieferanten. In der dritten Phase werden Integrations-Tests und Einzelfunktions-Tests durchgeführt. Diese beinhalten eine Kopplung des LVS mit dem Hostsystem und allen Subsystemen (z. B. der Lagertechnik) sowie die Prüfung und Abnahme aller Einzelfunktionen. Die vierte und letzte Phase bildet der Probebetrieb. Bei diesem werden das LVS und alle angrenzenden Systeme unter steigender Last getestet. Gegebenenfalls werden auch Leistungstests durchgeführt.

9. Schulung: Intelligente Lagerverwaltungs-Software braucht intelligente Anwender

Die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Lagerverwaltungs-Software wird in der Praxis leider immer noch unzureichend durchgeführt. Dies birgt verschiedene Gefahren. Zum Beispiel:

  • Bedienungsfehler können zu erheblichen Störungen im Betriebsablauf führen. So blockieren fehlende Kenntnisse in der Prioritätensteuerung mitunter die ganze Auslagerung.
  • Steuerungspotential wird verschenkt, wenn die LVS-Funktionen nicht in vollem Umfang genutzt werden.
  • Fehler im Prozess werden nicht festgestellt, weil den Mitarbeitern die vorgesehenen Abläufe gar nicht bekannt sind. Die Logistik verliert an Produktivität.

Ein weiteres Problem ist, dass sowohl die Schulungsinhalte als auch die Software selbst oft unzureichend dokumentiert werden. Für neue Mitarbeiter oder spätere Fragen stehen in diesem Fall keine ausreichenden Informationen zur Verfügung.

Schulung für LVS / WMS Software

10. Echtbetrieb: Jetzt unbedingt dranbleiben

An den ersten Tagen im Echtbetrieb bedarf es zwingend der Unterstützung durch den Hersteller der Software. Käufer und Verkäufer müssen sich zudem in den ersten Wochen jeden Tag Zeit für eine systematische Fehlerdokumentation und Fehleranalyse nehmen sowie Termine für deren Behebung vereinbaren. Diese Betreuung muss Bestandteil der Budgetplanung sein.

11. Tuning: Kein „Plug and play“ beim LVS

Eine Echtbetriebsaufnahme bedeutet nicht, dass ein Lager automatisch seine volle Leistung erbringen kann. Dies ist oft erst einige Wochen bzw. Monate später der Fall. Denn um das komplette Potential auszuschöpfen, muss der Lagerbetrieb weiter beobachtet und optimiert werden. Dies umfasst alle zuvor genannten Bereiche, von der Verfeinerung einzelner Arbeitsschritte über die Mitarbeiter-Schulung bis zur methodischen Fortbildung der Führungskräfte. So kann beispielsweise das tägliche „Steuern durch Kennzahlen“ durch ein gezieltes Controlling-System wertvolle Unterstützung erhalten. Tuning ist kein Selbstläufer, sondern sollte als eigenständige Projektphase betrachtet werden.

Fazit

Die größte Gefahr bei der Einführung einer Lagerverwaltungs-Software besteht darin, das Projekt zu unterschätzen. Kalkuliert ein Unternehmen jedoch genug Zeit und andere Ressourcen ein, ist die Basis für eine gelungene Implementierung gelegt. Verfügt das Projektteam zudem über Kenntnisse des Software-Marktes und Erfahrung im Projektmanagement einer LVS-Einführung, sichert dies die Investitionen ab.

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